복잡한 회계 업무의 구원투수, 더존 프로그램 사용법 간단하게 해결하는 방법 완벽 가이드
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회계 담당자나 사업자라면 한 번쯤 마주하게 되는 거대한 장벽이 바로 회계 프로그램입니다. 그중에서도 국내 점유율 1위인 더존(Smart A, iCUBE 등)은 방대한 기능만큼이나 초보자가 익히기에 쉽지 않은 것이 사실입니다. 하지만 핵심적인 흐름만 파악한다면 업무 효율을 비약적으로 높일 수 있습니다. 오늘 포스팅에서는 업무 시간을 절반으로 줄여주는 더존 프로그램 사용법 간단하게 해결하는 방법을 핵심 위주로 정리해 드립니다.
목차
- 더존 프로그램 도입 전 반드시 알아야 할 기초 설정
- 자동 수집 기능을 활용한 전표 입력 시간 단축법
- 부가가치세 신고 및 결산 업무의 핵심 프로세스
- 자주 발생하는 오류 상황별 해결 가이드
- 업무 효율을 2배로 높이는 단축키 및 숨은 꿀팁
1. 더존 프로그램 도입 전 반드시 알아야 할 기초 설정
프로그램을 처음 구동하거나 새 기수 업무를 시작할 때 가장 중요한 것은 데이터의 기본 뼈대를 잡는 일입니다. 기초가 탄탄해야 추후 자동화 기능을 온전히 활용할 수 있습니다.
- 회사등록 및 환경설정 확인
- 사업자 등록번호, 주소, 대표자 정보 등 기본 인적 사항의 정확한 입력 여부를 확인합니다.
- 회계 기수와 사용 통화, 소수점 처리 방식 등 환경설정 메뉴를 본인의 업종에 맞게 세팅합니다.
- 기초 정보 이월 및 등록
- 전년도 데이터를 사용하는 경우 ‘이월 데이터 확인’ 메뉴를 통해 잔액이 정확히 넘어왔는지 대조합니다.
- 신규 도입 시에는 거래처 등록, 계정과목 및 적요 등록 메뉴에서 자주 쓰는 항목을 미리 정비합니다.
- 사용자 권한 설정
- 다수의 직원이 사용할 경우 메뉴별 접근 권한을 설정하여 데이터 보안과 무분별한 수정을 방지합니다.
2. 자동 수집 기능을 활용한 전표 입력 시간 단축법
과거처럼 영수증을 일일이 보고 타이핑하는 시대는 지났습니다. 더존 프로그램의 가장 강력한 무기인 데이터 연동 기능을 적극 활용해야 합니다.
- 자료 수집 서비스 연동
- 국세청 홈택스(전자세금계산서, 현금영수증), 카드사 사이트를 프로그램과 직접 연동합니다.
- ‘수집 시작’ 버튼 하나로 수천 건의 거래 내역을 한 번에 불러올 수 있습니다.
- 자동전표 생성 및 승인
- 불러온 자료는 시스템이 학습한 패턴에 따라 계정과목을 추천해 줍니다.
- 추천된 계정 과목이 맞는지 검토한 후 ‘전표승인’ 버튼을 누르면 일반전표나 매입매출전표로 즉시 전송됩니다.
- 통장 정리 자동화
- 은행 사이트와 연동하여 통장 입출금 내역을 가져옵니다.
- 거래처명이나 적요를 기준으로 상대 계정(외상매입금, 외상매출금 등)을 매칭하여 장부 기입을 자동화합니다.
3. 부가가치세 신고 및 결산 업무의 핵심 프로세스
더존 프로그램의 꽃은 각종 신고 서류의 자동 생성입니다. 복잡한 서식을 직접 작성하지 않고 데이터 검증에 집중하는 것이 핵심입니다.
- 매입매출전표 확정
- 신고 기간 내의 모든 증빙(세금계산서, 카드, 현금영수증)이 누락 없이 입력되었는지 확인합니다.
- 불공제 매입세액 항목이 정확한 사유로 입력되었는지 재검토합니다.
- 부속서류 자동 생성
- 부가가치세 신고서 메뉴에서 ‘새로고침’ 또는 ‘불러오기’를 클릭합니다.
- 세금계산서 합계표, 신용카드 수취 명세서 등 필수 서류가 전표 데이터를 바탕으로 자동 작성됩니다.
- 결산 및 재무제표 확정
- 결산 자료 입력 메뉴를 통해 기말 재고액, 감가상각비, 대손상각 등을 입력합니다.
- 결산 분개 자동 생성을 실행하여 시산표, 재무상태표, 손익계산서를 최종 산출합니다.
4. 자주 발생하는 오류 상황별 해결 가이드
프로그램 사용 중 발생하는 경고창이나 데이터 불일치는 사용자를 당황하게 만듭니다. 가장 빈번한 오류들의 해결책은 다음과 같습니다.
- 대차차액 발생 시
- 전표 입력 시 차변과 대변의 합계가 맞지 않을 때 발생합니다.
- ‘오류 검증’ 기능을 실행하여 금액이 누락된 전표나 계정 과목이 지정되지 않은 라인을 찾아 수정합니다.
- 데이터 정합성 오류
- 네트워크 끊김이나 비정상 종료 시 데이터가 꼬이는 현상이 발생할 수 있습니다.
- [유틸리티] 메뉴의 ‘데이터 복구’ 또는 ‘인덱스 재구성’을 통해 데이터 구조를 초기화합니다.
- 홈택스 전자신고 파일 변환 오류
- 신고 파일 생성 시 필수 입력값(업태, 종목, 주민번호 등)이 빠진 경우 발생합니다.
- 변환 로그를 확인하여 지적된 메뉴로 이동해 빈칸을 채운 뒤 다시 파일을 생성합니다.
5. 업무 효율을 2배로 높이는 단축키 및 숨은 꿀팁
마우스 사용을 줄이고 단축키를 익히는 것만으로도 작업 속도가 획기적으로 빨라집니다.
- 필수 활용 단축키 리스트
- F2: 거래처, 계정과목, 부서 등 각종 코드 도움창 호출
- F3: 전표 상세 내역(어음 관리, 고정자산 등록 등) 입력창 열기
- F4: 현재 줄 삭제 (데이터 수정 시 매우 유용)
- F11: 금액 입력 시 000 단위 추가 (천 원 단위 입력 속도 향상)
- Alt + C: 전표 복사 (반복적인 거래 내역 입력 시 필수)
- 화면 분할 및 다중 창 활용
- 상단 탭 기능을 활용하여 전표 입력 창과 장부 조회 창을 동시에 띄워 놓고 실시간으로 확인합니다.
- 장부 조회 중 특정 금액을 더블 클릭하면 해당 전표 입력 화면으로 바로 이동하는 ‘드릴다운’ 기능을 활용합니다.
- 엑셀 업로드 및 다운로드
- 대량의 기초 데이터나 거래 내역은 더존에서 제공하는 엑셀 양식에 맞춰 작성한 후 ‘엑셀 업로드’ 기능을 통해 일괄 등록합니다.
- 모든 출력물은 엑셀 파일로 내보내기가 가능하므로 별도의 보고서 작성 시 활용도가 높습니다.
더존 프로그램 사용법 간단하게 해결하는 방법은 결국 시스템이 제공하는 자동화 툴을 얼마나 신뢰하고 활용하느냐에 달려 있습니다. 수동 입력은 최소화하고, 프로그램이 생성한 데이터를 검토하는 프로세스로 업무 습관을 바꾸는 것이 가장 중요합니다. 오늘 정리해 드린 목차별 핵심 내용을 숙지하신다면 막막했던 회계 업무가 한결 가볍게 느껴지실 것입니다. 지속적인 연습과 단축키 활용을 통해 숙련도를 높여보시기 바랍니다.